RDMax – Prozessautomatisierung & KI
Automatisierung für Unternehmen
Prozesse automatisieren. Zeit sparen. Wiederkehrende Arbeit automatisch erledigen.
Was heute Zeit kostet, kann morgen automatisch laufen
Viele tägliche Aufgaben bestehen immer wieder aus denselben Schritten. Genau dort beginnt Automatisierung.
Heute
E-Mail öffnen
⇓
Anhang herunterladen
⇓
Datei umbenennen
⇓
richtigen Ordner suchen
⇓
Daten übertragen
⇓
CRM aktualisieren
⇓
Kollegen informieren
Immer wieder von Hand.
Automatisiert
E-Mail kommt an
⇓
Inhalt wird erkannt
⇓
Datei wird richtig benannt
⇓
automatisch abgelegt
⇓
Daten werden übernommen
⇓
CRM wird aktualisiert
⇓
zuständige Person wird informiert
Einrichten. Fertig. Läuft.
Was man denken kann, lässt sich oft auch automatisieren
(Hier einige Beispiele)
Büro & Verwaltung
Rechnungen & Buchhaltung
Rechnungen aus E-Mails automatisch erkennen, herunterladen, sinnvoll umbenennen, sortieren und für die Buchhaltung bereitstellen.
Dateien automatisch organisieren
Dokumente erkennen, umbenennen und automatisch dem richtigen Kunden, Projekt, Monat oder Vorgang zuordnen.
Angebote & Dokumente
Daten aus CRM, Formularen oder Tabellen übernehmen und daraus automatisch Angebote, Bestätigungen oder Dokumente erstellen.
Reports & Auswertungen
Daten aus verschiedenen Programmen zusammenführen und daraus regelmäßig Berichte, Übersichten oder Zusammenfassungen erstellen.
Datenbanken sauber halten
Doppelte Datensätze erkennen, Informationen vereinheitlichen, fehlende Daten ergänzen und Bestände automatisch aktualisieren.
Aufgaben & Projektmanagement
Aus E-Mails, Formularen oder Systemereignissen automatisch Aufgaben erstellen, Verantwortliche zuweisen und Fristen setzen.
Kunden & Support
Kundenservice & Ticketing
Supportanfragen automatisch erfassen, kategorisieren, priorisieren und dem passenden Mitarbeiter oder Fachbereich zuweisen.
Antworten im Kundenservice
Anfragen analysieren und auf Basis vorhandener Informationen individuelle Antwortvorschläge erstellen oder definierte Antworten auslösen.
Telefon & Voice Agents
Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen, Fragen stellen, Kontaktdaten aufnehmen, Termine vereinbaren oder Informationen weitergeben.
Bewertungen & Kundenfeedback
Nach einem Auftrag automatisch um Feedback bitten, Bewertungen erfassen und wichtige Rückmeldungen intern weiterleiten.
Termine & Erinnerungen
Termine bestätigen, Erinnerungen versenden und Kunden sowie Mitarbeiter automatisch über bevorstehende Termine informieren.
E-Mails automatisch bearbeiten
Nachrichten nach Inhalt erkennen, sortieren, weiterleiten oder passende Antworten vorbereiten – abgestimmt auf die jeweilige Anfrage.
Vertrieb & Marketing
Leads automatisch erfassen
Interessenten aus Website, Formularen, Kampagnen oder E-Mails erfassen und automatisch ins CRM übernehmen.
Personalisierte Vertriebsprozesse
Unternehmensinformationen auswerten, individuelle Nachrichten vorbereiten, Follow-ups auslösen und Vertriebsprozesse weiterführen.
CRM-Automatisierung
Kontakte, Unternehmen, Aktivitäten und Verkaufschancen automatisch anlegen, aktualisieren und zwischen Systemen synchronisieren.
Vertrieb & Follow-ups
Leads zuweisen, Aufgaben erstellen, Erinnerungen setzen, Verkaufsphasen aktualisieren und offene Vorgänge nachverfolgen.
Marketing-Automatisierung
Kontakte segmentieren, Kampagnen vorbereiten, Follow-ups auslösen und Interessenten abhängig von ihrem Verhalten unterschiedlich ansprechen.
Leads recherchieren & qualifizieren
Unternehmen recherchieren, öffentlich verfügbare Informationen strukturieren und potenzielle Kunden nach definierten Kriterien bewerten.
Content & Kommunikation
Content-Automatisierung
Aus vorhandenen Informationen Texte erstellen, Inhalte für verschiedene Kanäle anpassen und automatische Veröffentlichungen.
Videos automatisch erstellen
Aus Texten, Produkten oder vorhandenem Content automatisch Skripte, Voiceovers und Video-Inhalte vorbereiten und automatisch posten.
Interne Benachrichtigungen
Mitarbeiter automatisch informieren, wenn bestimmte Ereignisse eintreten – per E-Mail, WhatsApp, CRM oder anderen Systemen.
Newsletter & Kundenkommunikation
Inhalte automatisch vorbereiten, Empfänger segmentieren und Newsletter oder Informationsmails nach definierten Regeln versenden.
Präsentationen automatisch erstellen
Aus Daten, Texten oder vorhandenen Inhalten automatisch strukturierte Präsentationen für Kunden, Vertrieb oder interne Meetings erstellen.
Zusammenfassungen & Briefings
Längere Texte, E-Mails, Meetings oder Dokumente automatisch zusammenfassen und daraus kurze Briefings oder Entscheidungsvorlagen erstellen.
Betrieb & Systeme
Aufträge & Bestellungen
Bestellungen oder Aufträge erfassen, Informationen weitergeben, interne Aufgaben auslösen und Statusänderungen automatisch verarbeiten.
Bestände & Lager
Bestände überwachen, Grenzwerte erkennen, Mitarbeiter informieren und Nachbestellungen oder weitere Prozesse vorbereiten.
Mitarbeiter-Onboarding
Bei neuen Mitarbeitern Checklisten starten, Informationen versenden, Aufgaben verteilen und zuständige Kollegen informieren.
Programme & Schnittstellen verbinden
CRM, E-Mail, Formulare, Tabellen, Cloud-Dienste oder Datenbanken miteinander verbinden, damit Informationen automatisch zwischen den Systemen weiterlaufen.
Daten zwischen Systemen synchronisieren
Änderungen in einem System automatisch in andere Programme übertragen, damit Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
Freigaben & Eskalationen
Bei bestimmten Beträgen, Statusänderungen oder Fristen automatisch Freigaben anfordern, Verantwortliche informieren oder Vorgänge eskalieren.
Automatisierung muss nicht kompliziert sein.
Wir starten dort, wo heute Zeit verloren geht und bauen die Lösung passend zu Ihren bestehenden Abläufen.
1. Ablauf analysieren und verstehen
Wir schauen gemeinsam, welche wiederkehrenden Aufgaben heute unnötig Zeit kosten.
2. Prozess automatisieren
Bestehende Programme, Daten und Arbeitsschritte werden sinnvoll miteinander verbunden.
3. Zeit zurückgewinnen
Die Automatisierung läuft im Hintergrund – Ihr Team kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Welche Aufgabe würden Sie morgen gerne nicht mehr von Hand erledigen?
Oft beginnt eine gute Automatisierung mit einem einzigen kleinen Prozess.
Einfach starten. Bestehende Systeme nutzen. Schritt für Schritt automatisieren.
Praxisbeispiel einer Telefon-Automatisierung mit KI
In diesem Beispiel übernimmt ein KI Voice Agent einen eingehenden Anruf in einer HNO-Praxis. Der Assistent erfasst die relevanten Patientendaten, fragt den Terminwunsch ab, nimmt die notwendigen Informationen strukturiert auf und erstellt anschließend automatisch eine Zusammenfassung für die Praxis.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Anruf → Daten erfassen → Anliegen verstehen → Termin aufnehmen → Informationen strukturieren → Bericht an die Praxis weitergeben.
von REITZENSTEIN Dynamics UG
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